Tổ chức sự kiện có vẻ như là một nhiệm vụ cực kỳ quá sức. Có người nói để thuê, địa điểm để thuê, khách mời, và thực phẩm để cung cấp.
Mặc dù việc hoàn thành tất cả những điều này dường như là không thể, nhưng nếu bạn bắt đầu tự tổ chức sự kiện ngay lập tức và giao nhiệm vụ cho một nhóm có năng lực, bạn có thể khiến sự kiện của mình diễn ra suôn sẻ và giải quyết bất cứ điều gì trong ngày có thể khiến bạn gặp phải. Trên hết, hãy bình tĩnh và nhắc nhở bản thân rằng ngay cả khi mọi thứ không diễn ra hoàn hảo, thì sự kiện của bạn vẫn sẽ rất đặc biệt.
Tổ chức sự kiện là một trong những hoạt động đang rất phát triển hiện nay bởi giá trị và tầm ảnh hưởng mà nó mang lại là vô cùng lớn. Tổ chức một sự kiện thành công và hiệu quả phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như nội dung sự kiện, địa điểm, khách mời tham gia… Trong đó chi phí tổ chức sự kiện là một nội dung đặc biệt. quan trọng và luôn là vấn đề đau đầu. Chia sẻ vấn đề này hôm nay chúng tôi sẽ đưa ra bảng dự toán chi phí tổ chức sự kiện chính xác nhất để bạn tham khảo.
Việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện Tiệc tất niên là rất cần thiết và quan trọng. Để làm được điều đó, doanh nghiệp cần lường trước được chi phí tổ chức Tiệc tất niên và biết cách chi tiêu hợp lý để tiết kiệm chi phí tối đa mà vẫn mang đến một sự kiện hiệu quả, ưng ý.
Bài viết dưới đây VietFriend sẽ chia sẻ chi phí tổ chức sự kiện mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nên biết. Mời các bạn theo dõi bài viết của chúng tôi!
1. CHI PHÍ VẬT DỤNG TRANG TRÍ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Để tổ chức sự kiện có điểm nhấn và mang lại không khí vui vẻ cho khách mời và nhân viên công ty thì khâu trang trí sự kiện đóng vai trò vô cùng quan trọng, rất cần thiết, không thể bỏ qua và bắt buộc phải có. kế hoạch chi tiết và cụ thể.
Cụ thể, trong kế hoạch đó, chi phí chuẩn bị và ứng dụng cần thiết cho việc trang trí cần nằm trong những hạng mục cụ thể cần mua sắm và được tính toán kỹ lưỡng theo tỷ lệ trong tổng chi phí đầu tư tổ chức tiệc tất niên.
Vì có rất nhiều hạng mục phải thực hiện nên đối với chi phí chuẩn bị các đơn vị thực hiện cần ước tính chi phí sử dụng – thường chỉ tối đa từ 10 – 20% chi phí trang trí.
Sau khi ước tính các khoản chi phí, việc lựa chọn mặt hàng, giá cả, phương thức thanh toán sẽ là vấn đề tiếp theo. Và tất nhiên, những hoạt động đó sẽ vẫn phải được thực hiện trong mức chi phí đã định
2. CHI PHÍ SÂN KHẤU- HỘI TRƯỜNG ÂM THANH ÁNH SÁNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Chi phí thuê hội trường, sân khấu, âm thanh, ánh sáng – được xem là yếu tố quan trọng và cần thiết trong việc tổ chức sự kiện Year End Party hay bất kỳ sự kiện nào khác. Và nó cũng được coi là món đồ đắt giá nhất của sự kiện.
Trong trường hợp doanh nghiệp không đủ diện tích để tổ chức sự kiện thì nên chọn địa điểm sớm để có thể chọn được vị trí đẹp, giá tốt và tiết kiệm chi phí.
Về chi phí thuê âm thanh ánh sáng, doanh nghiệp có thể thuê đơn vị tổ chức sự kiện của các agency uy tín như VietFriend – chúng tôi có vị trí đẹp, nơi đặt các thiết bị âm thanh ánh sáng. Ngoài ra còn có chất lượng giúp hạng mục này trở nên đơn giản hơn giúp việc chuẩn bị sự kiện diễn ra nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn rất nhiều.
Chi phí cho hạng mục này chiếm từ 30-60% tổng chi phí của sự kiện.
3. CHI PHÍ BỮA TIỆC TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Tiệc tất niên chắc chắn doanh nghiệp sẽ không bỏ qua việc chuẩn bị các tiệc ăn uống đi kèm. Và do có sự hiện diện của toàn thể nhân viên trong công ty và các khách mời, đối tác quan trọng của công ty nên thực đơn cho bữa tiệc cần chất lượng cao, đảm bảo vệ sinh và đáp ứng, trang nhã các buổi tiệc.
Thông thường, chi phí cho các hạng mục đồ ăn, thức uống của sự kiện Year End Party không hề nhỏ, dao động từ 30 – 50% chi phí.
4. CHI PHÍ NHÂN SỰ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Để tiết kiệm chi phí nhân lực như MC, diễn viên, đội ngũ quản lý, các tổ chức, doanh nghiệp có thể khuyến khích sử dụng ngay nhân viên của mình để đảm nhận các vị trí đó.
Nếu doanh nghiệp không thể sử dụng nhân viên của mình, doanh nghiệp có thể thuê đội ngũ đó từ các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để mang lại sự trang nghiêm và chuyên nghiệp cho Tiệc tất niên. của doanh nghiệp.
Bài viết là danh sách chi phí tổ chức sự kiện cơ bản mà bất kỳ doanh nghiệp nào khi tổ chức cần nắm được để lên kế hoạch tổ chức hợp lý và chất lượng nhất. Chúc bạn thành công tốt đẹp!
5. PHÍ QUẢN LÝ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Đây là chi phí để kiểm soát toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện. Khi chi phí tổ chức sự kiện được lập bảng, số tiền này được sử dụng để khắc phục các vấn đề và sự cố phát sinh mà không ảnh hưởng đến chi phí thực hiện theo kế hoạch. Phí quản lý sẽ được tính theo đơn vị phần trăm và chiếm từ 3 đến 10% trên một hợp đồng tùy theo quy mô và tính chất của sự kiện.
Nếu bạn đang tìm kiếm một địa chỉ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín hãy đến với VietFriend. Chúng tôi sẽ giúp khách hàng tổ chức thành công sự kiện với chi phí hợp lý nhất cho sự kiện.
