Việc tổ chức tiệc cuối năm Year End Party đã trở thành một sự kiện quan trọng trong văn hóa doanh nghiệp, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và đầu tư về mọi mặt từ ý tưởng, nội dung đến kế hoạch, tài chính, thuê mặt bằng, nhân lực …
Vì vậy, để tổ chức một bữa tiệc tất niên hoành tráng hay nói đúng hơn là tạo niềm vui cho mọi người là nỗi lo và thử thách của người quản trị. Dưới đây là một số gợi ý của VietFriend giúp ban tổ chức lên kế hoạch tổ chức tiệc Tất niên hoàn hảo.
Ý nghĩa của Year end party tiệc Tất niên
Tiệc tất niên là nơi để mọi người cùng nhau nhìn lại những gì đã làm được trong năm qua. Cùng nhau ôn lại những kỷ niệm và chia sẻ những cảm xúc của mình trong những ngày cuối năm. Vì vậy bữa tiệc phải thật đáng nhớ; để lại ấn tượng tốt nhất trong lòng mọi người.
Year end party là nội dung sự kiện được mong đợi nhất trong năm. Xếp lại những chỉ tiêu doanh thu, những áp lực công việc trong năm, đây là thành viên công ty tận hưởng những khoảng thời gian tuyệt vời, nạp thêm năng lượng cho năm mới.
Khi chuẩn bị và thực hiện chu đáo, chỉnh chu và tâm huyết, một Year end party sẽ không phụ công bạn có thể mang lại nhiều lợi ích trước mắt và lâu dài như:
- Đây là dịp chiêu đãi khách hàng, nhân viên và đối tác của công ty.
- Cơ hội cho toàn thể nhân viên cùng sum họp, không phân chia sếp – nhân viên, không áp lực công việc, không cạnh tranh.
- Là thời điểm tổng kết tất cả các hoạt động trong năm, nhìn nhận thực tế về những điều đã đạt được và chưa đạt được.
- Là dịp tri ân những cá nhân xuất sắc, những thành viên lão làng hay những cá nhân có thành tích cao trong quá trình hoạt động kinh doanh.
- Là dịp cho các thành viên công ty thỏa mãn sức sáng tạo với các kịch bản độc đáo, game show gala vui nhộn.
- Là cơ hội để công ty gửi lời cám ơn đến hậu phương của mỗi thành viên công ty. Đó là gia đình, thân thiết của nhân viên.
LÊN KẾ HOẠCH YEAR END PARTY CHI TIẾT NHẤT
Bước 1: Lên ý tưởng. Đây là bước xác định khung chương trình, nội dung chính của chương trình.
Bước 2: Tải nội dung lên và tạo Onsite. Để đảm bảo ý tưởng rõ ràng, hấp dẫn thì các tiết mục, tiết mục, trò chơi,… phải đúng trình tự với nội dung nhất quán.
Bước 3: Phân công nhân sự. Mỗi người sẽ phụ trách một phần kế hoạch, phối hợp nhịp nhàng để sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp.
Bước 4: Ước tính chi phí và rủi ro. Mọi thứ cần được chuẩn bị và lên kế hoạch cho mọi tình huống trước khi chương trình diễn ra.
Việc phân công các thành viên trong công ty và đảm bảo rằng bất kỳ nhiệm vụ nào trong kế hoạch đều được giám sát chặt chẽ là điều không dễ dàng. Và chắc chắn trong quá trình chuẩn bị cho tiệc tất niên cũng nảy sinh nhiều công việc mới hoặc cần bổ sung, chỉnh sửa những hạng mục đã lên ý tưởng trước đó. Vì vậy, tốt nhất bạn nên sử dụng phần mềm lập lịch công việc để quản lý tất cả thời hạn, bản trình diễn, kết quả, lịch trình, …
Sau khi lập kế hoạch xong, chúng ta chuyển sang thực hiện.
Bước 1: Khảo sát địa điểm và chuẩn bị đồ. Khảo sát địa điểm từ nhiều nguồn khác nhau để lựa chọn khu vực và vị trí phù hợp. Các vật dụng được liệt kê trong kế hoạch nên được mua hoặc mượn và phải hoạt động tốt.
Bước 2: Chạy chương trình demo. Bước này sẽ không cần thiết với một số ý tưởng trên như tiệc trà bánh hay giao lưu văn nghệ – những ý tưởng đã quá quen thuộc. Cần phân công nhân sự và chạy thử các buổi biểu diễn với dàn nhạc hoặc những người tham gia tiệc.
Bước 3: Chạy sự kiện.
NẮM RÕ NGÂN SÁCH VÀ DỰ TRÙ CHI PHÍ
NẮM RÕ NGÂN SÁCH
Trong quá trình tổ chức Year end party, các công ty, doanh nghiệp cần quan tâm đến kinh phí của mình; để lập kế hoạch chi tiêu hợp lý. Nghiên cứu và phân bổ ngân sách rõ ràng sẽ giúp mọi thứ trở nên dễ dàng; và được thực hiện theo mục đích đã định. Các công ty cần lựa chọn công việc nào để tiêu nhiều tiền hơn; những gì bạn cần sử dụng ít hơn để tổ chức ngân sách hợp lý.
DỰ TRÙ CHI PHÍ
Đầu tiên bộ phận nhân sự sẽ nhận chỉ thị từ cấp trên về việc công ty có thể chi bao nhiêu ngân sách cho sự kiện và sau đó lên kế hoạch chi tiết ngân sách cho từng hạng mục. Loại bỏ những phần không cần thiết để tập trung ngân sách hoạt động cho phần quan trọng của sự kiện.
Tất cả công việc mà doanh nghiệp bạn làm đều phải dựa vào ngân sách của Quý công ty. Ngân sách hiện tại của công ty phải được xem xét và nghiên cứu đề xuất phương pháp tổ chức Year End Party hiệu quả nhất. Không nên tiêu quá nhiều tiền cho một bữa tiệc cuối năm. Nhưng cũng không nên quá tiết kiệm. Vì đây có thể là nơi để nhân viên trong công ty thư giãn. Chúng ta cùng nhau gắn kết tinh thần đồng đội để có thể tiếp tục làm việc và phát triển công ty hơn nữa.
Trên đây là một số cách tổ chức Tiệc Tất Niên chuyên nghiệp và tốt nhất. mà VietFriend muốn chia sẻ cho các công ty, doanh nghiệp. Mọi ý tưởng đều cần được cân nhắc tính khả thi nhất (năng lực tổ chức, kinh phí, địa điểm, con người,…) để tránh những điều đáng tiếc có thể xảy ra trong một sự kiện lớn. Hi vọng quý công ty sẽ tổ chức được những sự kiện Year end party hoành tráng nhất thành công với công việc kinh doanh của mình.
